Для начала давайте поговорим о том, что мы понимаем под тайм-менеджментом и какая от него польза? Итак, это комплекс различных техник и принципов, направленных на эффективность в управлении временем и улучшение эффективности деятельности человека или команды. Внедрив в свою жизнь правильный тайм-менеджмент можно успевать больше, затрачивая меньше временных ресурсов. Так вы сможете улучшить личную продуктивность на работе и в других областях жизни.
Большую роль тайм менеджменту времени уделяют в крупных серьезных организациях. Руководство понимает, что правильное планирование и распределение времени помогает сотрудникам с успехом выполнить все поставленные задачи к назначенному сроку. Освоив и внедрив основные принципы тайм-менеджмента, люди начинают работать более эффективно, правильно расставляя приоритеты и фокусы на наиболее важные задачи. Особенно данный управленческий инструмент важен для топ менеджеров и руководителей, в компетенции которых входит не только организация собственного рабочего процесса, но и умение создать грамотную систему управления.
Люди, поставившие цель увеличить свою эффективность, неизменно приходят к изучению темы тайм менеджмента. Поэтому мы хотим ознакомить вас с несколькими базовыми принципами управления временем и порекомендовать полезные книги, которые помогут вам глубже изучить эффективные стратегии и техники.
Принципы тайм менеджмента, которые помогут улучшить продуктивность на рабочем месте:
Ежедневно составляйте план рабочего дня. Когда это делать решать вам. Можно утром, прежде чем приступить к задачам, или вечером, после того, как закончили все дела. В ходе планирования постарайтесь представить весь свой день максимально четко, прочувствуйте, что вас ожидает. Такой метод поможет вам не просто написать сухой список задач, но и понять, насколько они выполнимы и хорошо ли взаимодействуют между собой. Например, после серьезной отчетной встречи с начальством планируйте дело, не требующей глубокой концентрации, так как вы будете уставшим и вымотанным. Самые приоритетные и сложные дела расставляйте на часы, когда ваш мозг работает наиболее эффективно. Научитесь грамотно планировать время, которое потребуется на выполнение той или иной задачи, иначе вы рискуете разочаровать себя и окружающих.
Ставьте цели и задачи по принципу SMART. Такой подход еще на этапе целеполагания поможет сделать задачи ясными, четкими и выполнимыми в поставленные сроки. Расшифруем подробнее, какой должна быть SMART задача:
S – Specific – конкретной. Задача должна быть четко определена. Все действия, необходимые для ее выполнения должны быть вам понятны и обозначены.
M – Measurable – измеримой. Вы четко понимаете масштаб работы, который требуется для выполнения задачи. Например, написать 5 постов для facebook. Вы поймете, что задача выполнена по количественному подтверждению.
А – Achievable – достижимой. Задача реалистична и соответствует ресурсам, которыми вы располагаете. Если изначально ясно, что она невыполнима, это только приведет к уменьшению вашей мотивации.
R – Relevant – релевантной / значимой. Ясна выгода, которую принесет выполнение задачи лично вам или компании. В противном случае дело становиться бесполезным и теряет смысл.
T – Time bound – ограниченной во времени. Процесс становится контролируемым, определен финальный срок выполнения и у вас есть понимание, когда все должно быть готово.
Благодаря SMART системе вы сможете качественно выполнить задачу в поставленные сроки.
Правильно расставляйте приоритеты. Не стоит хвататься за все дела подряд и осуществлять их сумбурно. Выберите приоритетные задачи и, в первую очередь, выделите время для них. Для распределения дел по приоритетности идеально подойдет метод Эйзенхауэра. Возьмите лист и разделите его на 4 сектора, в каждом из которых распишите дела по следующему принципу:
- Сектор 1 – срочные и важные
- Сектор 2 – срочные, но неважные
- Сектор 3 – важные, но несрочные
- Сектор 4 – неважные и несрочные
Выполняйте задачи в порядке секторов от 1 к 4, то есть по приоритету, а не по мере их поступления. В противном случае, потратив много времени на несрочные дела, вы рискуете отложить задачу, которая действительно требует внимания. Данный метод отлично помогает концентрироваться на главном и, в итоге, уменьшить постоянный стресс от дедлайнов. Еще у этого метода есть один секрет – многие задачи из четвертого сектора, пока вы до них доберетесь, решатся сами собой и не придется тратить на них драгоценное время.
Учитесь делегировать. После того, как вы научитесь четко планировать все свои дела, среди них будет легко разглядеть те, которые можно передать в другие руки. Что мы понимаем под такими “неудобными” задачами?
- Для выполнения работы не нужны компетенции вашего уровня. В таком случае стоит поискать среди подчиненных или коллег того, кому эта задача подойдет больше. Так вы сможете сэкономить время на приоритетные задачи, а переданная работа может быть выполнена даже с большей скрупулезностью и ответственностью человеком с соответствующим уровнем компетенций.
- Выполнение работы вам интересно, но потребует от чрезвычайно много времени для того, чтобы сделать ее качественно. При этом развитие в этом направлении не входит в число ваших рабочих и личных целей. Например, вам нужно перевести на английский длинный текст, а вы им не очень хорошо владеете или придумать рекламную кампанию для продукта, хотя вы не рекламщик и не маркетолог. Делегируйте задачу. Если в коллективе нет подходящего человека, наймите фрилансера специально под выполнение данного проекта. Во-первых, работа будет сделана качественнее человеком с соответствующими навыками, во-вторых, если вы высокооплачиваемый сотрудник, фирма в итоге сэкономит, так как профессионал сделает ее в разы быстрее.
Для тех, кто хочет узнать больше про тайм-менеджмент и с успехом применять его в личной деятельности мы рекомендуем 5 лучших книг по этой теме:
- Брайан Трейси “Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности”
- Глеб Архангельский “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать”
- Дэвид Аллен “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса”
- Брайан Моран “12 недель в году”
- Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»
Управляйте своим временем правильно. Это поможет вам не только в работе. Поверьте, как только вы научитесь эффективно использовать свои ресурсы в вашу жизнь придет ряд серьёзных положительных изменений, ведь контроль над течением времени будет только в ваших руках.